Budget e forecast: como se ajusta um orçamento fora de controle
Dentro dos princípios econômicos e de gestão, é bastante comum encontrar dois temas que se complementam, como é o caso de budget e forecast.
Bastante conhecidos por quem é responsável pela elaboração de orçamentos, o budget e forecast podem ser bastante úteis para a saúde financeira de um negócio.
O que é budget e forecast?
Budget e forecast são ferramentas de gestão criadas para que a empresa tenha maior controle dos seus gastos. Também serve para que consiga delimitar o quanto se pretende investir em determinada área ou projeto.
Ambos são termos originários da língua inglesa. Traduzindo o que é forecast, a palavra significa previsão, mas, dentro da administração, é entendida como previsão ajustada. Já na tradução para o que é budget temos orçamento.
Porém, a tradução de budget e forecast não explica exatamente o funcionamento destes dois princípios dentro de uma empresa.
O budget
O conceito de orçamento é de fácil compreensão. Trata-se da empresa delimitando o volume de gastos que pretende ter com uma determinadas atividades. Porém, o orçamento ainda pode ser determinado por um período específico. Isto irá depender do modelo de budget adotado pelo empreendimento.
Mas, em geral, a ideia é que aquele que for elaborar essa meta de gastos conheça a fundo as finanças do projeto em questão – prevendo o que será custo fixo e variável, por exemplo. Isso porque será preciso compreender quais são os gastos mínimos necessários para a produção do mesmo. O que é fundamental para que o orçamento seja viável e não um objetivo impossível de se cumprir.
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O forecast
Mas, dentro deste contexto, para que serve o forecast? Em geral, os orçamentos são feitos para atenderem a um período específico. Mas nem sempre a distribuição dos recursos previstos ocorre de forma organizada. Assim, é comum que as empresas gastem mais do que deveriam nos primeiros meses da previsão orçamentária.
Com isso, se torna necessário rever as contas e ajustar o orçamento feito inicialmente. Este ajuste é feito utilizando uma planilha de forecast. Essa estratégia pegará o montante que falta e o dividirá entre os meses restantes no orçamento, para compensar o gasto feito a mais.O intuito é não estourar o orçamento.
Mas a lógica também pode ser aplicada quando o gasto inicial for menor do que o previsto, distribuindo o que sobrou do orçamento pelo restante do tempo. Assim, o forecast é uma ferramenta que auxilia no controle de budget.
Para compreendermos melhor, vale a pena lançar mão de um exemplo do uso destas ferramentas. Digamos que uma empresa fez um orçamento no qual ela pode gastar R$ 10.000 em um período de seis meses (de janeiro a junho). Entretanto, em janeiro e fevereiro, ela precisou desembolsar R$ 4.000, quando a previsão inicial era de R$ 3.333 (R$ 1.666,6 por mês).
Assim, a empresa precisará dividir os R$ 6 mil restantes proporcionalmente pelos próximos meses. Nessa conta, isso daria R$ 1.500 por mês.
Aplicações de budget e forecast
Estas ferramentas são bastante úteis para quem está iniciando um novo projeto. Ou tem setores que demandam gastos específicos. Logo, costumam ser aplicados em gastos com:
- Marketing;
- Eventos;
- Novas aquisições, como a incorporação de empresas;
- Bônus por desempenho para funcionários (item comum na área de vendas);
- Reformas em bens tangíveis, como imóveis.
Foi possível entender mais sobre budget e forecast com a leitura desse artigo? Caso tenham ficado dúvidas, escreva-as nos comentários abaixo.
