Toda empresa deveria ter um livro caixa para auxiliar no acompanhamento e na gestão das suas finanças.
O livro caixa é importante, inclusive, para quem deseja uma alavancagem financeira. Até porque é preciso conhecer suas finanças para administrá-las.
O livro caixa é uma ferramenta auxiliar de registro contábil. Nele são registrados todos os valores recebidos em dinheiro e sua origem. Bem como os pagamentos. Estes dados são organizados de forma cronológica, considerando dia, mês e ano.
Trata-se de uma forma de controle financeiro, muito útil inclusive para o cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
O livro caixa é utilizado, essencialmente, como um dos primeiros controles financeiros de um empreendimento.
Com ele, é possível acompanhar as movimentações financeiras do negócio. Isso de forma simples e prática.
Porém, para que haja precisão, o preenchimento do livro caixa precisa ser feito de forma diária e detalhada.
Nenhuma movimentação deve ficar de fora.
Porém, os rendimentos futuros não devem ser inseridos nele. Isso para evitar que se considere um dinheiro que ainda não chegou.
Uma dica é guardar as notas fiscais e os comprovantes de pagamento do período. Assim, os dados a serem inseridos no livro caixa serão mais precisos.
Como fazer um livro caixa
Um livro caixa precisa atender a algumas especificações para cumprir o seu propósito.
Assim, sua estrutura deve conter algumas áreas, como:
- Entradas;
- Saídas;
- Data do registro;
- Histórico sucinto;
- Saldo da conta caixa.
Esta estrutura pode ser organizada em uma planilha ou mesmo utilizando um software próprio para esta finalidade.
Há várias opções no mercado. O que variará será o quanto o empreendedor está disposto a gastar.
Quem optar pela planilha poderá montá-la de acordo com a sua preferência. E de forma mais barata.
Livro caixa e a Receita Federal
Apesar de ser facultativa para muitos empresários, a elaboração de um livro caixa é obrigatória para tantos outros.
Especialmente os micro e pequenos empresários.
Isso porque as empresas que optaram pelo Simples Nacional como seu regime tributário estão na lista das obrigadas à obrigação acessória.
Mas isso não é uma exclusividade delas.
Os empreendimentos tributados pelo Lucro Presumido também estão obrigadas. Porém, apenas aquelas cuja receita bruta no ano seja acima de um milhão e duzentos mil reais.
Já os Microempreendedores Individuais (MEIs), legalmente, não precisam ter contabilidade. Por isso, estão dispensados da elaboração do livro caixa.
Mas, do ponto de vista gerencial, é importante fazê-lo para manter o controle sobre as finanças do negócio.
A obrigatoriedade existe para alguns empreendimentos porque o livro caixa pode ser um importante mensurador para o Imposto de Renda.
Entretanto, é importante lembrar que o demonstrativo do livro caixa passou a ser eletrônico, no tocante à Receita Federal.
A mudança ocorreu com o advento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Por isso, agora o livro caixa para a Receita Federal integra o Bloco Q da Escrituração Contábil Fiscal – ECF.
Desta forma, as suas informações devem ser repassadas com os demais dados fiscais pertinentes à Receita.
Logo, para fazer este envio, é preciso que os dados tenham sido devidamente registrados ao longo do período no livro caixa.
